Der motorisierte Verkehr im Zusammenhang mit der Organisation einer Veranstaltung kann erhebliche Umweltauswirkungen haben. Durch den Einsatz von schadstoffarmen, energieeffizienten oder elektrischen Fahrzeugen lassen sich diese deutlich reduzieren – bei gleichbleibender Mobilität und Flexibilität.

Vor der Veranstaltung

• Elektrofahrzeuge in allen Formen bevorzugen: Nutzfahrzeuge, Personenwagen, Cargobikes, Zweiräder, Velos usw.
• Eine vielfältige und bedarfsgerechte Fahrzeugflotte zusammenstellen, um unterschiedliche Einsatzbereiche (Transport, Logistik, Shuttles, Kurzstrecken) abzudecken.
• Partner:innen oder Sponsor:innen (z.B. Autohersteller, Autovermietungen, Carsharing-Anbieter usw.) anfragen, ob sie umweltfreundliche Fahrzeuge im Austausch gegen Sichtbarkeit bereitstellen können.
• Den konkreten Fahrzeugbedarf sowie die Modalitäten der Partnerschaft oder des Sponsorings gemeinsam mit den Partner:innen festlegen.

Während der Veranstaltung

• Ein einfaches Reservationssystem für die Fahrzeuge einrichten (z. B. online oder zentral über das Logistikteam)
• Eine klare Lösung für die Schlüsselübergabe und -rückgabe definieren.
• Grundregeln für die Nutzung und Rückgabe festlegen:
  • Ladezustand der Batterie,
  • Sauberkeit des Fahrzeugs,
  • Meldung allfälliger Schäden.
• Eine verantwortliche Person für die Verwaltung der Fahrzeuge und die Koordination der Reservationen ernennen.

Nach der Veranstaltung

• Fahrzeuge gemäss den vorab festgelegten Bedingungen zurückgeben.
• Daten erfassen für die Schlussbilanz: gefahrene Kilometer, Anzahl Fahrzeugnutzende, Energieverbrauch.
• Erkenntnisse dokumentieren, um die Fahrzeugplanung bei künftigen Ausgaben weiter zu optimieren.