Um die Wirkung einer Veranstaltung langfristig zu verbessern, ist es unerlässlich, ein Monitoring-System mit Indikatoren einzurichten und die gewonnenen Erkenntnisse weiterzugeben.

So können operative Aspekte dokumentiert werden, die für die Planung künftiger Ausgaben hilfreich sind. Dieses Monitoring umfasst Informationen von der Vorbereitungsphase über die Durchführung bis hin zum Debriefing. Zudem trägt eine gesicherte Nachfolge im Organisationskomitee ent-scheidend dazu bei, die Qualität und Kontinuität künftiger Veranstaltungen zu gewährleisten.

Vor der Veranstaltung

• Indikatoren festlegen, die während der Veranstaltung erhoben werden sollen, z. B.:
• Herkunft und Verhalten der Teilnehmenden/Besuchenden (z. B. Wahl des Verkehrsmittels)
• Zufriedenheit mit dem eingerichteten Transportsystem
• Bedürfnisse von Personen mit eingeschränkter Mobilität
• Einheitliche Methoden für Datenerhebung, -erfassung und -analyse definieren, damit Ergebnisse mit früheren Ausgaben vergleichbar bleiben.
• Bei wiederkehrenden Veranstaltungen frühzeitig die Nachfolge planen: Verantwortlichkeiten im Organisationskomitee klären, potenzielle Nachfolgerinnen und Nachfolger identifizieren und gezielt einarbeiten.

Während der Veranstaltung

• Daten gemäss den definierten Indikatoren erheben.
• Personen, die für die Nachfolge vorgesehen sind, aktiv einbeziehen und begleiten.

Nach der Veranstaltung

• Ergebnisse transparent auf der Veranstaltungs-Website oder in einem Bericht veröffentlichen.
• Daten systematisch archivieren und für künftige Ausgaben nutzbar machen.
• Ergebnisse und Erkenntnisse an das Team bzw. Komitee übergeben, das für die nächsten Ausgaben verantwortlich ist.