Pour améliorer la performance d’une manifestation, il est essentiel de mettre en place un système de suivi avec des indicateurs clairs et de partager les connaissances acquises. Cela permet de documenter les aspects opérationnels utiles pour la préparation des éditions futures.Le suivi couvre l’ensemble du processus : de la phase de préparation à la réalisation, jusqu’au débriefing final. Par ailleurs, pour garantir la qualité et la continuité de l’organisation, il est important d’assurer la relève au sein du comité d’organisation.

Avant la manifestation

• Définir les indicateurs à suivre, par exemple :
  • origine et comportements des participantes et participants / spectatrices et spectateurs (p.ex. choix du mode de transport)
  • satisfaction concernant le système de transport mis en place
  • besoins spécifiques liés à la mobilité réduite
• Utiliser une méthodologie de collecte, de saisie et d’analyse des données similaires à celle des éditions précédentes afin de rendre les résultats comparables.
• Pour les manifestations récurrentes, préparer la relève : identifier et former des personnes qui prendront le relais des différents domaines de responsabilité au sein du comité d’organisation.

Pendant la manifestation

• Collecter les données conformément aux indicateurs définis.
• Assurer la formation et l’accompagnement des personnes appelées à reprendre des responsabilités.

Après la manifestation

• Publier les résultats sur le site internet de la manifestation ou dans un rapport de synthèse.
• Archiver les données et les utiliser comme base pour l’organisation des prochaines éditions.
• Transmettre les résultats au comité chargé des futures éditions.