S’engager dans une démarche de durabilité nécessite une approche systématique afin d’intégrer le comité d’organisation le plus en amont possible lors de la conception de la manifestation et d’impliquer dès le départ l’ensemble des acteurs-clés.

Avant la manifestation

• Informer et impliquer les membres du comité d’organisation sur les enjeux de la durabilité.
• Dresser un inventaire des actions de durabilité déjà existantes et faire un premier bilan sur les opportunités d’amélioration.
• Identifier toutes les parties prenantes (organisations environnementales, participantes et participants, visiteuses et visiteurs, riveraines et riverains, Communes, fournisseurs, sponsors, médias etc.), et les impliquer dès le départ, en précisant les impacts potentiels sur chacun.
• Rechercher, parmi les membres du comité d’organisation, les personnes déjà impliquées ou intéressées par la durabilité et nommer une personne responsable ou une équipe « durabilité ».
• Établir un organigramme pour l’équipe « durabilité » et définir les tâches de chacune et chacun.
• Définir clairement le temps et les ressources consacrés à la durabilité dans le cahier des charges de la personne responsable et des personnes impliquées.

Pendant la manifestation

• Ajouter systématiquement une rubrique « durabilité » à l’ordre du jour des séances de coordination.
• Être transparent dans la communication (points forts, potentiels d’amélioration, évaluation des objectifs).

Après la manifestation 

• Faire un bilan de la démarche en intégrant le feedback et les propositions d’amélioration des parties prenantes (participants, riverains, etc.).
• Garantir la transmission des connaissances pour les prochaines éditions.
• Remercier le comité d’organisation pour son implication et valoriser son rôle, par exemple lors d’un « apéritif durabilité » ou à travers une reconnaissance symbolique.