Le bilan d’une manifestation est essentiel pour évaluer le succès des mesures mises en œuvre, identifier les pistes d’amélioration et les exploiter pour les éditions futures. Il permet également de finaliser les actions de communication et d’assurer la transparence de la démarche.

Un bilan peut être réalisé de différentes manières – depuis des méthodes simples, basées sur les objectifs et indicateurs définis au préalable, jusqu’à des approches plus complexes telles que :

• Analyse du cycle de vie (ACV) : analyse des impacts environnementaux tout au long du cycle de vie d’un produit ou d’un événement ;
• Bilan carbone : mesure des émissions directes et indirectes de gaz à effet de serre ;
  Empreinte écologique : conversion de la consommation de ressources en surface, en volume d’eau ou en émissions de CO₂ ;
• GRI (Global Reporting Initiative) : ensemble d’indicateurs internationalement reconnus pour l’évaluation de la durabilité ;
• Norme ISO 20121 : lignes directrices et bonnes pratiques pour une gestion durable des événements.

Ces outils sont particulièrement adaptés aux grandes manifestations et nécessitent souvent l’appui de professionnels externes. Pour les événements de plus petite envergure, des bilans plus simples, fondés sur les objectifs et indicateurs définis en amont, sont généralement suffisants.

Enfin, les enquêtes de satisfaction auprès des participantes et participants et des bénévoles constituent un élément essentiel : elles fournissent des informations précieuses pour l’amélioration continue et la fidélisation des publics cibles.

Avant la manifestation

• Identifier la ou les méthodologies qui sont le plus pertinentes pour la manifestation en termes de bilan (du simple bilan des objectifs/indicateurs à l’ACV, au bilan carbone, à la GRI ou à la norme ISO 20121)
• ldentifier les indicateurs clés pour chaque objectif.
• S’assurer que les données seront accessibles.
• Organiser la récolte des données avant la manifestation : personnes en charge, périodicité des relevés, etc.
• Mettre en place en parallèle un bilan de satisfaction des participantes et participants et bénévoles.

Pendant la manifestation

• Assurer la collecte des données nécessaires aux indicateurs durant la manifestation afin de contrôler leur prise en compte, leur faisabilité et leur adéquation avec les objectifs.
• A l’ordre du jour des séances de coordination, réserver une rubrique pour les indicateurs afin de communiquer l’évolution de la mise en œuvre des actions de durabilité.
• Être transparent dans la communication (points forts, potentiel d’amélioration, évaluation des objectifs).

Après la manifestation

• Récolter les données et comparer les résultats aux cibles fixés dans les objectifs.
• Analyser les raisons des échecs et des réussites.
• Rassembler tous les documents pouvant servir de preuves.
• Communiquer les résultats au comité d’organisation et aux parties prenantes.
• Faire une communication tout public.
• La responsabilité des émissions de gaz à effet de serre qu’il n’a pas été possible d’éviter peut être assumée via des organismes de compensation.
• Intégrer les points à améliorer lors d’une prochaine édition.