Identifier en amont les volumes de déchets générés par une manifestation permet d’anticiper les besoins en personnel, de dimensionner correctement les points de collecte et d’assurer une gestion propre et efficace des déchets. 
 
Cette démarche constitue également une base essentielle pour prévenir ou réduire la production de déchets — par exemple en privilégiant la vaisselle réutilisable, en supprimant les emballages ou en prolongeant la durée de vie des produits (réutilisation, dons, etc.). 

Avant la manifestation

• Évaluer les différentes options possibles selon les besoins : utilisation d’un réseau de vélos en libre-service, location ou achat de vélos.
• Choisir la solution la plus adaptée en fonction du nombre de vélos nécessaires, des infrastructures existantes (stations ou réseaux de vélos partagés) et des moyens financiers disponibles.
• Prévoir des vélos non seulement pour le public, mais aussi pour les membres du comité d’organisation, les bénévoles et les partenaires amenés à se déplacer fréquemment pendant la manifestation.
• Si des stations de vélos en libre-service existent à proximité, contacter le prestataire pour envisager une collaboration.
• En cas de location ou d’achat, envisager des partenariats ou un sponsoring – notamment avec des commerces de vélos locaux.
• Définir clairement les conditions d’utilisation (tarifs, modalités de retour, responsabilités) et organiser la logistique nécessaire :
  • redistribution des vélos entre les stations,
  • stockage et entretien,
  • présence de bénévoles pour la gestion opérationnelle
• Informer le public sur le site Internet de la manifestation, dans les points stratégiques (magasins de vélos, stations, points d’information) et via les supports de communication imprimés.
• Proposer une option de pré-réservation en ligne pour estimer la demande et anticiper le nombre de vélos nécessaires.

Pendant la manifestation

• Mettre les vélos à disposition conformément aux conditions établies et communiquer activement sur le dispositif (site Internet, affichage, signalétique, points d’accueil).
• Suivre la gestion des retraits et retours conformément aux contrats ou modalités convenues.
• Prévoir la présence régulière de bénévoles sur les points de retrait et de dépose pour garantir un fonctionnement fluide et sécuritaire.

Après la manifestation 

• Évaluer l’utilisation du dispositif : nombre de vélos empruntés, taux de retour, satisfaction des utilisatrices et utilisateurs.
• Identifier les vélos manquants ou endommagés, contacter les personnes concernées et assurer le suivi nécessaire.
• Récupérer les vélos éventuellement abandonnés dans les environs.
• Réparer ou entretenir les vélos si nécessaire et dresser un bilan de l’opération afin d’améliorer le dispositif pour les prochaines éditions.