Les personnes exploitant un stand gèrent leurs activités de manière indépendante, mais représentent des partenaires essentiels de la manifestation.

Les impliquer dès le départ dans la démarche de durabilité permet de les sensibiliser, de renforcer la cohérence globale du projet et d’amplifier le message pédagogique transmis au public.

Les actions possibles vont de la simple information et sensibilisation à la signature d’une charte d’engagement, en passant par l’introduction de critères de durabilité dans la sélection des stands..

Avant la manifestation

• Intégrer les objectifs et principes de durabilité dans le processus de sélection des exploitants de stands.
• Élaborer un cahier des charges clair à leur intention, contenant notamment :
  • Aspects logistiques : alimentation électrique, accès à l’eau, réfrigération, vaisselle, élimination des déchets, approvisionnement, etc.
    • ➜ S’assurer que les câbles électriques soient solidement fixés au sol (avec ruban adhésif ou passe-câble contrastant).
  • Recommandations sur la qualité des produits (fraîcheur, origine, labels, etc.)
  • Système de redevance et politique tarifaire
  • Calendrier précis : plages horaires de montage, d’ouverture et de démontage
  • Prévoir des mesures pour valoriser ou redistribuer les produits non vendus (chaque jour et en fin de manifestation)
• Sélectionner en priorité des personnes ou entreprises déjà engagés dans des pratiques durables ou proposant des produits compatibles avec les objectifs de la manifestation.
• Rédiger une synthèse brève et accessible des mesures principales du plan d’action en matière de durabilité, à transmettre à chaque exploitante ou exploitant.
• Établir une charte ou convention d’engagement intégrant les principes de durabilité, par exemple :
  • informer systématiquement toutes les personnes travaillant sur le stand de la démarche de durabilité et des mesures à appliquer
  • privilégier les produits végétaux, régionaux et biologiques. Les matières premières végétales occupent ici la première place.
  • réduire les emballages et privilégier les achats en vrac (boissons, condiments, etc.)
  • utiliser de la vaisselle réutilisable (y compris les gobelets)
  • trier les déchets selon les consignes
  • adopter des mesures de prévention des abus d’alcool
  • promouvoir une écoconception des stands : matériaux réutilisables, éléments recyclés, éclairage économe, etc.
• Valoriser l’engagement des exploitants sur le site de la manifestation et sur les supports de communication (site web, programme, réseaux sociaux).
• Veiller à ce que toutes les informations soient accessibles aux personnes en situation de handicap.

Pendant la manifestation

• Contrôler sur place le respect des engagements pris (observations, vérification des factures, etc.).
• Assurer une visibilité médiatique aux stands exemplaires.

Après la manifestation 

• Réaliser un bilan sur la mise en œuvre de la charte ou de la convention (succès, difficultés, pistes d’amélioration).
• Valoriser le rôle et la contribution des personnes engagées.
• Communiquer sur le site Internet de la manifestation les résultats obtenus et les mesures correctives prévues.