Les bénévoles apportent des compétences et une force de travail indispensables à la réussite d’une manifestation. Ils représentent le visage de l’événement auprès du public, des participantes et participants, des artistes et des sponsors.

Dans le cas de manifestations récurrentes, leur fidélisation est un enjeu clé. De plus, ils jouent un rôle clé dans la mise en œuvre concrète de la stratégie de durabilité et la diffusion des messages. La relation avec les bénévoles doit donc être entretenue avec soin.

Avant la manifestation

• Rédiger et transmettre en temps utile des cahiers des charges pour les différentes tâches confiées aux bénévoles.
• Le cas échéant, faire signer un contrat aux bénévoles occupant des postes clés.
• Définir clairement les contreparties (défraiement, repas, accès à certaines zones, etc.).
• Valoriser leur contribution dans les communications et les remercier explicitement.
• Présenter les objectifs et actions retenues en matière de durabilité, ainsi que les raisons de ces choix.
• Souligner l’importance du rôle des bénévoles dans l’atteinte des objectifs.
• Adapter, si nécessaire, la charte des parties prenantes internes et demander aux bénévoles de la respecter.
• Préparer un mémo court et accessible résumant les principales mesures du plan d’actions de durabilité.
• Identifier des actions concrètes que les bénévoles pourront mettre en œuvre eux-mêmes.
• Se procurer des t-shirts de travail adaptés à plusieurs événements, avec des badges nominatifs interchangeables. Il vaut mieux offrir des cadeaux immatériels ou des produits consommables (par exemple, des aliments biologiques/régionaux ou des bons pour des services durables).

Pendant la manifestation

• Encadrer les bénévoles tout au long de la manifestation et accompagner leur travail.
• Intégrer systématiquement les actions de durabilité dans les séances de coordination.
• Les informer régulièrement sur :
  • l’état d’avancement des actions,
  • l’impact de leur contribution,
  • l’importance de leur exemplarité vis-à-vis du public.
• Reconnaître et valoriser leur apport dans la communication en continu.

Après la manifestation 

• Délivrer une attestation mentionnant les tâches réalisées (cf. cahier des charges).
• Proposer un questionnaire de satisfaction et analyser les résultats pour identifier des pistes d’amélioration.
• Organiser une séance de clôture avec une présentation transparente du bilan de durabilité.
• Mettre en avant les succès et les points à améliorer.
• Valoriser le rôle des bénévoles en montrant concrètement comment leur engagement a contribué aux objectifs.
• Les remercier de manière conviviale (p.ex. repas de remerciement).
• Intégrer un remerciement explicite dans la communication finale pour souligner leur rôle et leur importance.